O TI nas Empresas e Organizações

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O setor de TI se desenvolveu e cresceu muito durante os últimos anos, empresas e organizações notaram a importância de investirem nesse setor não só pela necessidade de manter-se e de acompanhar os equipamentos e recursos atualizados do seguimento que a mesma segue, porém se notou que não investir em novos recursos pode ser um dos motivos que podem levar ao seu fechamento.

Nos dias atuais o setor de TI não é mais visto como uma área que é responsável por oferecer suporte aos equipamentos e usuários de uma empresa ou organização, mas passa a ser visto como um dos setores mais importantes, responsável por oferecer soluções que contribuem para que o desenvolvimento das atividades de cada setor poça ser executado com maior precisão, em menor tempo, com maiores detalhes, controle entre outros benefícios.
Situação:



Visitar uma empresa de pequeno porte, e se deparar com um mini datacenter.
Se deparar com essa situação não é nada estranho, mas sim uma realidade cada vez mais presente em empresas que investem no setor de TI.
Os gestores perceberam a necessidade de investirem no setor de TI, porém cabe ao TI demonstrar e justificar porque comprar equipamentos que podem ser caro ou o porquê de investir um grande valor em um projeto que será implementado na empresa, o que o projeto trará de benefícios, investir em novos projetos não é só gastar dinheiro, mas se adequar-se aos novos desafios do mercado.

Governança de TI

O objetivo da governança de TI é demonstrar transparência das informações de empresas que possuem capital aberto, dessa maneira os acionistas podem se basear e analisar onde podem investir seu capital, porém para isso as informações apresentadas pelas empresas com capital aberto devem ser verdadeiras e não alteras demonstrando que a empresa ou organização estão alcançando ótimos resultado enquanto está tendo muitas perdas ou falindo, no ano de 2001 muitas fraudes foram descobertas de grandes empresas americanas onde apresentavam dados financeiros alterados demonstrando que a empresa está em ordem, quando na verdade estava tendo muitos prejuízos, com isso muitos acionistas perderam grandes investimentos, esse foi um dos motivos que contribuiu para acelerar a implementação da governança.
O TI possui um papel fundamental no gerenciamento de informações, sendo que as informações podem estar armazenadas em vários sistemas, as informações passam a ser bytes, o TI tem o dever de garantir o máximo de transparência sobre os dados apresentados é ele quem deve ter o controle sobre os dados que estão sendo apresentados se são confiáveis, após as fraudes de 2001 a lei Sarbanes-Oxley ou Sox foi aprovada pelo congresso americano em 2002, essa lei tem o objetivo de punir os responsáveis por apresentar informações incorretas, por demonstrar dados financeiros alterados pelos executivos.
Modelos como ITIL e COBIT são modelos de boas práticas que ao serem seguidos auxiliam no gerenciamento da governança, esses modelos descrevem uma serie de processos que devem serem seguidos, é chamado de objetivos de controle como: gerenciamento de incidentes, problemas, segurança da informação, indicadores, auditoria externa entre outros objetivos para que se possa garantir o controle das informações que se encontram em sistemas de informação.
A auditoria externa é interessante, pois a empresa contrata não tem vínculos com os funcionários que trabalham dentro da empresa, dessa maneira o seu relatório pode conter informações não comprometidas pelos integrantes da empresa, porém é importante sempre variar de empresa que presta consultoria dentro da empresa, porque mesmo que seja uma empresa contratada depois de algum tempo sempre a mesma empresa prestando esse serviço pode ocorrer dos funcionários criarem algum vinculo e de até comprometer as informações (relatórios) apresentados.

Implementação da governança de TI

O modelo de governança de TI é um modelo genérico que pode ser moldado para qualquer tipo de empresa ou organização, tem como objetivo atender as necessidades de qualquer tipo de negócio.
A implementação de uma governança de TI não acontece do dia para a noite, a empresa deve analisar o cenário que se encontra e onde pretende chegar, ela deve ter em mente que ao realizar essa mudança não impacta somente o setor de TI e sim em toda empresa, por esse motivo o projeto de implementar o modelo de governança deve ser desenvolvido visualizando as prioridades e atendendo as necessidades de cada negócio, é importante sempre verificar quanto do projeto disponibilizado já foi gasto e quanto pode ser utilizado, manter-se no valor disponibilizados para o projeto.
O portfólio de TI é muito utilizado por empresas ou organizações, para definir quanto de investimento será aplicado para o setor de TI, através do portfólio de TI são definidas as técnicas de gerenciamento de projetos e quais serão as práticas de governança que serão implementadas para garantir que os investimentos propostos para o portfólio serão utilizados e cumpram com seu objetivo.

Trecho retirado do site Efagundes

“ Objetivos do portfólio de TI
Comunicar as prioridades de investimentos de TI na organização
Eliminar as redundâncias de projetos de TI
Mostrar os riscos dos investimentos de TI
Criar sinergia no uso dos recursos de TI
Acompanhar a execução dos projetos de TI
Alinhar as prioridades de TI com as prioridades da organização
Ser a ponte entre a estratégia e os objetivos do negócio com TI “

Análise de risco do portfólio
A análise de risco do portfólio é um exercício para identificar e desenvolver ações para mitigar eventuais situações que coloquem em impeçam o cumprimento das metas.
Avaliar as interdependências dos projetos dentro do portfólio
Avaliar o impacto dos recursos limitados de TI versus um súbito aumento de projetos
Analisar as mudanças na estratégia empresarial / oportunidades empresariais
Processos empresariais que estejam em conflito com as práticas de gestão de portfólio

Métricas de avaliação do portfólio
É indispensável à adoção de métricas para avaliar do desempenho do portfólio de TI. Essas métricas devem ser definidas no início e acompanhadas durante o exercício. As métricas devem responder as seguintes questões:

Os projetos estão trazendo os benefícios esperados e suportando a estratégia empresarial?
Os projetos estão sendo priorizados para manter o equilíbrio entre o risco e o valor ótimo do portfólio
Quais são as tendências e pontos de controle dentro do projeto? Como corrigi-los caso necessário?
O escopo do projeto está em linha com as tendências de mercado? Eles podem atender as necessidades do cliente agora e no futuro e novos objetivos estratégicos?
Os atuais recursos disponíveis são suficientes para implantar eficazmente os projetos atuais e futuros? ”

O trecho destacado acima demonstra os principais objetivos de um portfólio, quais os principais riscos que podem surgir durante a execução do portfólio e como podem ser contornados e as medidas de avaliação que tem o objetivo analisar se o desenvolvimento execução do portfólio estam saindo como o esperado.

Ciclo da Governança de TI

Alinhamento Estratégico e compliance

È responsável pelo planejamento estratégico de TI tem como objetivo entender as estratégias utilizadas pela empresa para seus produtos e segmento de atuação, são leis ou normas que a empresa deve seguir para o desenvolvimento de suas atividades.

Decisão, Compromisso, Priorização e Alocação de Recursos

Tem objetivo de demonstrar as decisões tomadas pelo setor de TI, como por exemplo, Arquitetura de TI, serviços de infra-estrutura, investimentos, necessidades de aplicação, segurança da informação, capacidade de atendimento, competências, objetivos de desempenho e níveis de serviço, assim como a definição dos mecanismos de decisão, ou seja, em que fóruns da empresa são tomadas essas decisões.

Estrutura, Processos, Operações e Gestão

Nessa etapa se analisa a estrutura organizacional e funcional de TI, os processos de gestão e de controle dos produtos e serviços de TI desenvolvido para atender as necessidades da empresa, essa etapa pode ser definida ou redefinida para atender as necessidades do projeto implementado.

Medição de Desempenho

A medição de desempenho é responsável por coletar e gerar indicadores sobre os resultados dos processos, produtos ou serviços de TI e sobre o que pode melhorar com as estratégias e objetivo do negócio.

Alinhamento estratégico proposto por Henderson & Venkatraman em 1993

Sarbanes-Oxley ou Sox

A lei Sox foi criada em 2002 nos Estados Unidos, ela tem como objetivo garantir que empresas com o capital aberto divulguem seus dados financeiros em relatórios onde não sejam alterados a real situação da empresa ou organização, dessa forma investidores e futuros investidores podem ter informações verdadeira e podem investir seu capital sem risco de que a empresa esteja passando por um momento ruim, é um modo de garantir que as informações são seguras e confiável.
Qualquer pessoa que investe seu dinheiro ou empresa que patrocina algum evento, para investir seu capital é necessário saber informações sobre o investimento que ela realizar, existem várias fontes como: comitês, instituições, agrupamento de pessoas e empresas que tem o objetivo de criar protocolos e métodos para fiscalizar, controlar e fazer auditória em empresa que possuem o capital aberto para verificar se os dados apresentados são confiáveis.
Um órgão que se destaca é o COSO tem a função de detectar se em relatórios financeiros de empresas com o capital aberto apresentam alguma fraude. Os relatórios com o certificado COSO demonstra que as informações apresentadas pela empresa estão de acordo, esse órgão está se tornando padrão para analise de relatórios financeiros.
Essa lei estipula que os gestores executivos possuem o dever de estabelecer e por manter uma estrutura onde possam controlar os procedimentos internos de maneira adequada para fornecer relatórios financeiros.
A lei Sox garante transparência na gestão financeira, porém para isso é necessário que as informações (dados) apresentados sejam verdadeiros e não manipulados por integrantes de altos cargos, por esse motivo o CFO, CIO, CEO, TI e as equipes operacionais são os principais envolvidos e são as pessoas responsáveis por prestar contas dos dados apresentados.
No Brasil essa lei não é obrigada, porém em empresas americanas multinacionais que possuem ações na bolsa dos Estados unidos devem se adequar a essa lei.

Basiléia

Criada em 1988 na cidade de Basileia, que fica na fronteira do país com a França e com a Alemanha, para dar mais segurança ao sistema bancário, essa foi a Basileia 1, para o sistema gerir reservas para que as instituições financeiras pudessem realizar empréstimos.
A partir disso, as normas evoluíram juntamente com as mudanças no setor bancário e foram adaptadas conforme as necessidades apresentadas pelos próprios gestores, sempre com o objetivo de evitar crises baseadas por pontos fracos de participantes individuais na utilização do sistema financeiro.
No Brasil se utiliza a 3380 do Banco Central, essa lei tem o objetivo de gerenciar riscos operacionais de instituições financeiras, com a criação do banco central responsável por regular os bancos de todo mundo, surgiu o novo acordo, Basiléia II, dessa maneira as instituições começaram a verificar como andam seus controles internos e como está a gestão de controle de riscos operacionais.
Com isso surgiram Basileia 2, Basileia 2.5 e Basileia 3, sendo que a ultima no momento de sua criação foi na época da crise econômica na Europa, que demonstra reflexos até os dias atuais, por terem pouca reserva de capital e possuírem deveres da dívida de países vizinhos com dificuldades para honrar suas obrigações.

A comunicação para a Governança de TI

A comunicação é um fator de extrema importância, no ambiente de TI de uma forma geral. Onde as áreas de TI sofrem com a credibilidade perante as unidades de negócio, necessitando de aplicar os parâmetros de gestão de TI e obrigatoriamente realizar princípios de comunicação para tomadas de decisão, com isso o setor de TI pode explorar o marketing mudando essa percepção.
A comunicação do desempenho é realizada de forma eficiente utilizando um dashboard.

Dashboards são painéis de informações que mostram de forma gráfica as referencias de TI e processos de negócio de uma empresa.
OS painéis contêm dados, gráficos, relatórios e filtros dedicados mostrando os pontos mais importantes para o acompanhamento do negócio e tomada de decisões.
As informações mais importantes são visualizadas em tela para que os gestores possam visualizar de forma clara e precisa os pontos mais significativos sobre o desempenho do setor de TI, onde os gestores têm acesso as informações do andamento e situação do setor.
De fato, oc CEOs ou CFOs não querem saber como esta o funcionamento dos servidores, switchs, roteadores entre outros equipamentos, as informações de operação que interessam eles são os processos de negócio e os KPIs através de números e informações gráficas precisas, mostrando a verdadeira força da empresa.

Questões que mais interessam os gestores:

Como está o andamento do meu negócio?
A margem de lucro está de acordo com o esperado?
Porque os clientes não estão efetivando a compra em minha loja virtual?
Porque a filial do interior longínquo está produzindo menos?
Como estão preparados os setores para determinadas emergências?
Quantos clientes estão em espera por atendimento?

Existem diferenças entre dashboard, construídos de acordo com a necessidade do contratante e interesses distintos do publico alvo:

Os executivos de negócio: estão interessados com a informação do retorno do investimento, tipos dos serviços, benefícios dos projetos e serviços ao negócio, andamento do setor de TI, prevenção de incidentes críticos e situação dos projetos emergentes.
A Governança de TI, os interesses principais são: índices de satisfação dos clientes e usuários, acordos de níveis de serviços, gerenciamento e monitoramento de projetos estratégico, alinhamento estratégico, qualidade do crescimento dos processos de TI, riscos e compliance, sinais de incidentes, continuidade do setor, construção de recursos, bons fornecedores, indicadores do Portfólio, custo beneficio do setor de TI.
Informações de análises de causas de variação de desempenho, são mencionados e gerenciados em uma base de conhecimento, mas não são presenciados no dashboard por esse ser um indicador visto somente uma só vez.

Os executivos de cada área funcional da TI: tem preocupação com estratégicas e táticas a serem usadas nos níveis de gerenciamento dos serviços, incidentes e problemas, orçamentos, administração da estratégia, RH, fornecedores, demanda, custos, produtividade, qualidade, inovação e processos.
O principal executivo de TI deve estar a par e se preocupar com todos os fatores citados acima.

Dentro dos dashboad é necessário acrescentar visões do tipo BSC:

Balanced Scorecard (BSC) é um sinalizador de segmentos de mercado onde se devem apontar quais clientes quer conquistar. Apresentando uma visão de futuro e demonstrando estratégias para chegar até ele.
O Balanced Scorecard é fundamentado em quatro visões (financeira, clientes, processos internos e buscas pelo crescimento), formando coerência no conjunto e correlação com os objetivos e indicadores ligados em um diagrama de causas e efeitos que se inicia na busca do aprendizado e crescimento e finaliza na perspectiva financeira.

Conclusão

A importância do setor de TI, em empresas de médio e grande porte é indiscutível pelo fato da tecnologia estar englobada em todos os ramos que movimentam o mercado financeiro. O custo realizado no setor de TI não é mais visto como despesas, mas sim como ponto de investimento para atrair clientes e aliar segurança da informação.
A Governança de TI, é fundamental para demonstração de clareza das informações e aplicação da integridade da informação, respeitando as resoluções das Leis, por isso a Governança de TI justifica o investimento feito no setor.
A Gestão dos processos é elaborada por portfólios, onde possuem : projetos , serviços e ativos, os processos são divididos para cada um dos gestores designar diferentes tarefas.
Os órgãos bancários e financeiros, são os que mais investem e se preocupam com melhorias para o setor, onde a SOX e Basileia foram criadas com base nessas necessidades.
Ferramentas são utilizadas para facilitar e realizar melhores tomadas de decisões , como os dashboard que podem ter diversos formatos de acordo com a necessidade do cliente, tais como: os executivos do negócio, Governança de TI, executivos de cada área funcional da TI e CIOs. Elaborada com um layout agradável e desenho gráfico serve para visualização de como está os processos do negócio.
O setor de TI sempre evolui em tecnologias, e com isso princípios de visão BSC, também é associado ao setor, onde o futuro desejado da empresa é descrito e estratégias para se chegar à esse objetivos são formadas.

Bibliografia:

Livro “Implantando a Governança de TI – da estratégia à gestão dos processos e serviços”, autores: Aguinaldo Aragon e Vladimir de Abreu.

http://www.opservices.com.br/pt-br/blogs/Afinal-para-que-serve-um-dashboard

http://www.portaleducacao.com.br/gestao-e-lideranca/artigos/3949/o-que-e-balanced-scorecard

http://www.efagundes.com/artigos/Objetivos_da_gestao_de_portfolio.htm

http://www.p2he.com.br/artigos/governancia_de_ti.pdf

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